תכניות עבודה (הוראת מנכ"ל 0.5)

1.3 מערכת ממוחשבת ייעודית לתכניות עבודה, תתמוך בכל המתואר בפרקים ובסעיפים השונים בהוראה כגון: פתיחת תכנית עבודה, הגדרת משימות ואבני דרך, שיוך מדדים למשימות, דיווחי ביצוע רבעוניים ובקשות לשינויים.

2. הגדרות

2.1 "חזון המשרד"
הצהרה המתארת את העתיד המיטבי (האידאלי) אליו שואף המשרד להגיע.

2.2 "מטרה"
תיאור התוצאות העתידיות הרצויות, אשר השגתן תביא למימוש חזון המשרד. המטרה עומדת בבסיס פעילותו של המשרד, נגזרת מחזונו ותואמת את קווי היסוד של הממשלה.

2.3 "יעד"
תיאור קונקרטי ובר השגה של ההישג או השינוי הנדרש לביצוע, לשם השגת המטרות.
היעדים מהווים דגש על תחומי פעילות או נושאים משרדיים בעלי חשיבות מכרעת, אשר הנהלת המשרד הבכירה מבקשת להתמקד בקידומם.

2.4 "מטה"
ריכוז היחידות הייעודיות במשרד הראשי השייכות אירגונית להנהלת המשרד ברמת אגף/מינהל/יחידה.

2.5 "מדד הצלחה"
משתנה בר מדידה הנבחן ברגע נתון והמבטא הצלחה בהשגת היעדים/ בביצוע המשימה הנדונה בתכנית העבודה.

2.6 "קבוצת עבודה"
הגורם הארגוני המגיש את תכנית העבודה, כגון: חטיבה, יחידה, תת-יחידה, מחוז או התאגדות גורמים שונים במשרד על-פי נושא משותף, אשר לכל אחד מהם יש מטרות משלו, הנגזרות ממטרות המשרד.

2.7 "מנהל קבוצת עבודה"
ממונה העומד בראש קבוצת עבודה ואשר לו האחריות והסמכות על מכלול פעולותיה, לרבות על הגשת תכנית, ביצועה והדיווח עליה.

2.8 "תכנית עבודה"
תרגום מדיניות המשרד לכדי פעילות יישומית המתוכננת לביצוע בשנת העבודה, באמצעות ביצוע פעולות והשגת תוצאות על-פי לוחות-זמנים שנקבעו, ולשם קידום השגת מטרות המשרד ומימוש חזונו.
תכניות העבודה יוצגו באחד משני האופנים:

2.8.1 תכנית עבודה קבוצתית
התרגום המעשי של המטרות המשרדיות והקבוצתיות, לרשימת משימות אותן מבקשת קבוצת העבודה להוציא אל הפועל בשנה הקרובה. התכנית הקבוצתית יכולה שתהא מיצרפית, וככזו תורכב ממשימות הקבוצה וממשימות קבוצות העבודה הכפופות לה ארגונית.

2.8.2 תכנית עבודה משרדית
כלל הפעולות שמתכנן המשרד לבצע בשנת עבודה, על מנת לפעול להגשמת החזון המשרדי. התכנית מגובשת לאור מטרות המשרד ולשם מילויין ומורכבת מאוסף תכניות העבודה של קבוצות העבודה במשרד.

2.9 "חטיבה"
קיבוץ מספר יחידות בעלות מכנה משותף מקצועי רחב, כאשר לכל חטיבה מונה ראש חטיבה וזאת בהתאם להוראת מנכ"ל: "קיבוץ יחידות לחטיבות עבודה", מס' 0.1.

2.10 ראש חטיבה"
מנהל מבין מנהלי היחידות המאוגדות בחטיבה אשר מונה על ידי המנכ"ל, אלא אם החליט המנכ"ל אחרת.

2.11 "יחידה"
אגף או מינהל במשרד.

2.12 "תת-יחידה"
מחלקה בתוך יחידה.

2.13 "מערך תומך"
כלל היחידות המספקות שירותים ליחידות אחרות במשרד, ותכנית העבודה שלהן מורכבת בעיקר ממשימות משותפות התומכות בקבוצות העבודה.
היחידות המהוות מערך תומך שייכות למטה המינהלי במשרד: אגף מערכות מידע, לשכה משפטית, דוברות ופרסומים, תכנון מחקר וכלכלה, מינהל ומשאבי אנוש וכדומה.

2.14 "מרכז"
עובד שמונה על-ידי מנהל קבוצת העבודה כאחראי על ריכוז נושא תכנית העבודה, בקבוצת העבודה אליה הוא שייך.

2.15 "משימה"
פעילות המבוצעת על ידי קבוצת עבודה להשגת המטרה.

2.16 "אבן דרך"
נקודת ציון (שלב) בתכנון המשימה, המאפשרת תכנון, זיהוי ומעקב אחר מידת ההתקדמות בביצועה והעשוייה להצביע על כשלים וצווארי בקבוק במהלך הביצוע.
נקודות הציון יתייחסו לסוג אבן הדרך (התארגנות/תפוקה), כשלב בביצוע המשימה.

2.17 "ועדת היגוי"
ועדת היגוי תכניות עבודה העוסקת בבחינת ואישור תכניות העבודה ובמעקב ובקרה אחר ביצוען. חברי הוועדה ותפקידיה מפורטים בסעיף 8 להלן.

3. "הרובד התוצאתי – אסטרטגי" – חזון, מטרות ויעדי המשרד

3.1 הרמה המשרדית

3.1.1 חזון המשרד והמטרות שלו נגזרים מקווי היסוד של הממשלה. מטרות יוגדרו באופן הרחב ביותר עליו יכול המשרד לקחת אחריות, אשר בהשגתן יש כדי לחולל שינוי בסביבה החיצונית. המטרות יצביעו על כיוון פעולתו הרצוי של המשרד וישקפו את ערכי היסוד שלו.

3.1.2 יעדי המשרד, מגדירים את תחומי הפעילות המרכזיים שהנהלת המשרד מבקשת להתמקד בקידומם בתקופה נתונה. היעדים מוגדרים כנגזרת קונקרטית של המטרות ומגדירים בבירור את השינוי המבוקש. מכלול היעדים ישקף את סדרי העדיפויות של המשרד בתקופה נתונה ובתקציב נתון.

3.1.3 מטרות המשרד ויעדיו ייגזרו, בין היתר, מתהליך הערכת המצב אשר יתקיים בראשית שנת העבודה במטרה לגבש תמונת מצב עדכנית, לבחון מחדש סדרי עדיפויות ולקבוע כיווני שינוי לקראת שנת העבודה הבאה.
הערכת המצב נעשית ברמה משרדית תוך איסוף נתונים ומדידת תוצאות מהיחידות, והיא מושפעת גם מנתוני הביצוע של תכנית העבודה מהשנה שחלפה.

3.1.4 תהליך בניית תכנית העבודה השנתית מושפע מהערכת המצב בכמה היבטים:

א. גיבוש היעדים לשנה הקרובה על בסיס מטרות המשרד, הערכת המצב השנתית ומגבלות התקציב.

ב. היעדים לאחר שנקבעו משמשים בסיס למשימות ולכלים שבהם יעשה המשרד שימוש. ניתוח התוצאה של ביצוע המשימות משפיע על הערכת המצב.

3.1.5 מדי שנה, לא יאוחר מתום הרבעון השלישי של השנה היוצאת, תבוצע בחינה של המטרות והיעדים ותיבחן מידת התאמתם למצב המשתנה במשק ולייעודו העכשווי של המשרד לקראת שנת העבודה הקרובה ובטרם הכנת תכניות העבודה. ראייה דינאמית זו של התהליך מאפשרת גמישות במשק כוללני (גלובלי) משתנה.

3.1.6 בחינת הניסוח של מטרות ויעדי המשרד יבוצע כתהליך סדור בו יהיו מעורבים נציגי ההנהלה בכל הרמות, מכלל שדרות הארגון. התהליך יבוצע באמצעות צוותי עבודה ויכלול תהליכי בנייה הדדיים – הן "מלמעלה למטה" TOP DOWN) ) בהכוונת שר, ומנכ"ל, והן "מלמטה למעלה" (BOTTOM UP), באמצעות היזון חוזר מצד מנהלי קבוצות העבודה.

3.1.7 מהלכי התכנון לטווח הארוך יקדימו ויובילו את התהליך ויקבעו את הכיוון הכללי בו יעסוק המשרד, כמשרד חברתי – כלכלי מוביל, בשנים הקרובות. ניסוח הדגשים לטווח הקצר (היעדים השנתיים) יושפע גם ממצבו הכלכלי הנוכחי של המשק ומהחלטות הממשלה.

3.1.8 התפיסה הכוללת אשר תוביל את התהליך תראה לנגד עיניה כל העת את לקוחות המשרד ותשים לעצמה כמטרת על את השתלבות המשק בתהליכי הגלובליזציה העולמית, את השוואת הסטנדרטים למדינות ה- OECD, עידוד פיתוח בר-קיימא והשגת צמיחה במשק הישראלי.

3.2 הרמה הקבוצתית

3.2.1 הרובד האסטרטגי של קבוצת העבודה נגזר מחזון המשרד וממטרותיו, ומגדיר את הייעוד של קבוצת העבודה (כגון: יעדים חטיבתיים, יעדים קבוצתיים,–

3.2.2 הרובד האסטרטגי של קבוצת העבודה בנוי מהמרכיבים הבאים:

א. מטרות:
המטרות המשרדיות איתן מזדהה קבוצת העבודה ואשר לשם השגתן היא פועלת (מתוך כלל מטרות המשרד).

ב. יעדים:
היעדים הקונקרטיים אותם תממש קבוצת העבודה ואשר בשנת העבודה היא שמה דגש מיוחד לשם ביצועם. יעדים אלה יכולים להיות יעדים משרדיים או יעדים קבוצתיים.

3.3 מדדי הצלחה

3.3.1 הנהלת המשרד החליטה לקיים תפיסה ניהולית חדשנית, השואפת לחזק את השגת מטרות המשרד ועמידה ביעדיו.
לשם כך, הוחלט לקיים שגרת מדידה בקרב קבוצות העבודה במשרד, באמצעות קביעת יעדים ומדדים לבחינת העמידה במטרות ולשם הבטחת ההצלחה בביצוע המשימות.
מדדי ההצלחה המוגדרים ע"י הנהלת המשרד וקבוצות העבודה ישקפו "עמידה במבחן התוצאה" ויגבירו את הזיקה בין הפעולות המתוכננות להתבצע ע"י היחידות, לבין התוצאה אליה הן שואפות.
השימוש במדדים יאפשר בחינה של שיעור השגת יעדים תוצאתיים ומידת העמידה בתכניות העבודה.

3.3.2 מדדי הצלחה יכולים להיות:
מדדים מערכתיים – הנגזרים מהפעילות הכלל משרדית והמשקפים הישגים כוללים של יחידותיו. מדדים ישירים – הנגזרים מהפעילות של קבוצת העבודה ומצביעים על הישגיה (כגון: מדדים "יחידתיים").

3.3.3 מדד ההצלחה יבוטא כאחד משני סוגים, כמוגדר להלן:

א. "מדד תוצאה"
מדד המגדיר את השינוי המצופה במצב קבוצת היעד, המשק או החברה, אשר ניתן לייחס אותו להתערבות הממשלתית אך הוא מושפע גם מכוחות ההסביבה. המדד מצביע באופן ישיר על מידת ההשגה של מטרות קבוצת העבודה.

יתרונו העיקרי של מדד התוצאה הינו בכך שהוא מספק קשר ישיר בין פעילות קבוצת העבודה ובין הגשמת המטרות אליהן היא חותרת, ומצביע על המועילות (האפקטיביות) של פעילות הקבוצה.
עם זאת, מדדים אלה מתאפיינים בכך שלא תמיד ניתן להגדיר תוצאה שהיא באחריות ישירה ובלעדית של קבוצת העבודה. לעתים נמצא כי השגת התוצאה כרוכה בשיתוף פעולה בין קבוצות עבודה, ו/או מושפעת גם מגורמים חיצוניים אשר לקבוצת העבודה המבצעת אין שליטה עליהם.

דוגמא למדד תוצאה: אחוז ההשתתפות בשוק העבודה, שיעור הצמיחה השנתית, מספר אמהות מועסקות, היקף ההשקעות הזרות וכד'.
על פי רוב מדד תוצאה הוא המדד המועדף למדידת ההצלחה בפעילות קבוצת עבודה.

ב. "מדד תפוקה"
מדד זה מגדיר את ההישג הנדרש מבחינת ביצועי קבוצת העבודה בהפקת תוצרי ביניים המתקבלים כתוצאה מפעילותה (אולם אינו מבטא בהכרח הצלחה או אי הצלחה בהשגת מטרותיה).

יתרונו העיקרי של מדד זה ביכולתו למדוד באופן שוטף ומיידי את מידת ביצוע המשימות שקבוצת העבודה הגדירה לעצמה לשנת העבודה. בכך, מאפשר מדד זה, בקרה באשר ליעילות תהליך ההוצאה אל הפועל של משימות ולאתר כשלים תהליכיים בסמוך למועד היווצרותם.
חסרונו העיקרי בכך שאינו מצביע על המועילות (האפקטיביות) של הפעילות, אלא רק על עצם ביצועה. לטווח הארוך החשש הוא מפני קיבעון של קבוצת העבודה שיביא להמשך ביצוע משימות שאמנם מבוצעות ביעילות, אבל כבר אינן נדרשות למשק, ואינן תורמות באופן יעיל להשגת מטרות קבוצת העבודה.

- דוגמא למדד תפוקה: אישור בקשות למענק / קיום מבצעי אכיפה / אישור חקיקה ייעודית בתחום הפעולה של קבוצת העבודה.

3.3.4 מדד יוגדר כ"כמותי" (דהיינו מציג תוצרים מספריים צפויים מביצוע המשימה), "מוחלט" (דהיינו: "בינארי", בוצע / לא בוצע), או "איכותי" (מציג יעדי שירות או שיפור באחוזים).

4. "הרובד התהליכי" - בניית תכניות עבודה

תכניות העבודה ייבנו, ינוהלו ויבוקרו באמצעות מערכת ממוחשבת ייעודית. המערכת מספקת אמצעי להנחלת מטרות המשרד לרמת השטח ותרגומן למשימות אופרטיביות הניתנות לביצוע, ומנגנון להכוונת הפעילות המשרדית לטובת עמידה ביעדי ההנהלה ולשם השגת תוצאות רצויות.

4.1 בניית תכנית העבודה הקבוצתית:

תכניות העבודה ייבנו, יוגשו לאישור ויבוצעו, תוך התייחסות לרמות השונות במבנה הארגוני החטיבתי (רב-מימדי) של המשרד:

4.1.1 תכנית עבודה חטיבתית
תכנית העבודה של החטיבה תהווה תכנית מצרפית אשר תתבסס על תכניות העבודה של היחידות המאוגדות בחטיבה, ותתייחס גם למטרות וגם למשימות של החטיבה המאוחדת.

4.1.2 תכנית עבודה יחידתית
תכנית עבודה של היחידה תהווה תכנית מצרפית אשר תתבסס על תכניות העבודה של תתי-היחידות המאוגדות ביחידה, ותתייחס גם למטרות וגם למשימות יחידתיות כוללות.

4.1.3 תכנית עבודה תת-יחידתית
תכנית עבודה של כל אחת מתתי-היחידות ביחידה.

4.1.4 תכנית עבודה חוצת קבוצות
תכנית עבודה של קבוצות עבודה (כל הקבוצות או חלקן) אשר תגובש בעקבות משימה משרדית משותפת שהוטלה עליהן.

4.2 שיוך יעדים ומדדי הצלחה לקבוצת עבודה

4.2.1 שיוך יעדים משרדיים וניסוח יעדים קבוצתיים:

א. מתוך רשימת היעדים המשרדיים אשר הגדירה הנהלת המשרד, יצביע מנהל קבוצת העבודה על היעדים אשר פעולות הקבוצה תורמות למימושם, וישייך אותם לתכנית העבודה באופן שמשימות התכנית ייגזרו מיעדים אלה.

ב. קבוצת העבודה תוכל להוסיף יעד קבוצתי (אחד או יותר) המגדיר אותה ואת ייעודה המשרדי, באופן המשפיע על יצירת משימות בתכנית העבודה.יעד קבוצתי חדש זה יקושר למטרה המשרדית אותה הוא מממש.

ג. מתחייב משיוך היעדים כאמור, כי קבוצת העבודה תזדהה לפחות עם מטרה אחת מרשימת המטרות המשרדיות.

ד.

4.2.2 שיוך וניסוח מדדי הצלחה:

א. בעת שיוך היעד המשרדי לתכנית העבודה משוייכים אליה גם מדדי ההצלחה אשר הוגדרו ע"י הנהלת המשרד ליעד זה. מנהל קבוצת העבודה יוכל להוסיף מדד הצלחה נוסף לרשימת המדדים שהוגדרו.

ב. לשם בחינת העמידה ביעדים, יקבע מנהל קבוצת העבודה את משקלם של מדדי ההצלחה בהשגת היעדים.

4.3 הגדרת משימות לביצוע לשם עמידה ביעדים

4.3.1 כללי

א. בתכנית העבודה לשנה הקרובה יכללו משימות המיועדות לביצוע במשך השנה כולה וכן משימות רב שנתיות, להן ינתן ביטוי במהלך השנה הקרובה.

ב. במסגרת לוח הזמנים לביצוע, יוגדרו אבני דרך רבעוניות למשימות (אבן דרך אחת או יותר), על מנת ליצור אפשרות לבקרה על ההתקדמות בביצוע תכנית העבודה.
הוגדרה משימה רב שנתית, יוגדרו אבני דרך לשנת העבודה הנוכחית בלבד.

ג. יש לכלול משימות המכסות את מגוון התחומים בהם פועלת קבוצת העבודה.

ד. מספר המשימות בתכנית העבודה יהיה יחסי (פרופורציונלי) לגודל קבוצת העבודה ולרמת המורכבות של פעילותה.

ה. סך המשימות תואם את המשאבים הצפויים לעמוד (באופן סביר) לרשות קבוצת העבודה.

ו. יש לכלול רק משימות שניתן למדוד את ביצוען.

ז. יש לכלול משימות אשר לקבוצת העבודה אחריות עיקרית לביצוען, וכן, משימות המשותפות לקבוצת העבודה ולשותפים מרכזיים (גורמים פנימיים או גורמים חיצוניים).

ח. משימה שמועד התחלת ביצועה מותנה ותלוי בקיומו של תנאי, האמור להתקיים במשרד או מחוצה לו (כגון: אישור תקציב על-ידי משרד האוצר, חתימת מנכ"ל) תוגדר כמשימה מותנית (להלן-משימה מותנית) ויפורט מהי סיבת ההתנייה.

ט. בעת הגדרת המשימות, יש להתייחס למאפיינים הבאים (כמפורט בסעיף 4.3.2 להלן):

v משימות מיוחדות ומשימות שוטפות;

v סיווג המשימות לפי רמת חשיבות;

v הגדרת שותפים מרכזיים לביצוע;

v תקציב נדרש לביצוע המשימה;

v מועד לביצוע המשימה;

v קביעת מדדי הצלחה לביצוע המשימה;

v אבני דרך לביצוע המשימה.

4.3.2 משימות שוטפות ומשימות מיוחדות

א. משימה שוטפת ומשימה מיוחדת:

"משימה שוטפת"
משימה שעיקרה ביצוע הפעילות השגרתית של קבוצת העבודה, במסגרת כלי העבודה העומדים לרשותה.

דוגמאות למשימות שוטפות:
מתן תמיכות (מו"פ, מימון, השקעות) במסלול קיים, טיפול בפניות הציבור, טיפול בבקשות ועוד.

"משימה מיוחדת"
משימה שתכליתה יצירת תשתית להרחבה או לעדכון של פעילות קבוצת העבודה.

דוגמאות למשימות מיוחדות:
קידום חקיקה ייעודית, הטמעת מערכת בקרה חדשה, הפעלת התמיכה של כלי היחידה לראשונה מול תחום/מגזר שבו לא עסקה עד כה.

ב. שילוב בין משימות מיוחדות ומשימות שוטפות במסגרת תכנית העבודה, מיועד להביא לידי ביטוי הן את האופן שבו מבצעת קבוצת העבודה את תפקידיה השוטפים, והן את האופן שבו היא מתאימה עצמה לצרכים המשתנים של המשק בתחום שבו היא פועלת.

ג. קבוצת העבודה תסווג כל משימה ומשימה הנכללת בתכנית העבודה היחידתית, כמשימה מיוחדת או כמשימה שוטפת. תכנית העבודה תכיל תמהיל של משימות מיוחדות ושוטפות (בהתאם לתקציב היחידה).

ד. תכניות העבודה תהיינה בהיקף המאפשר ביטוי סביר לפעילות קבוצת העבודה ולנפחי התקציב השוטפים והמיוחדים אליהם היא נדרשת.

4.3.3 סיווג המשימות לפי רמות חשיבות

א. "סיווג חשיבות המשימה"
קביעת רמת חשיבות עבור המשימות הנכללות בתכנית העבודה הקבוצתית.

ב. קבוצת העבודה תסווג את המשימות בהתאם לרמת חשיבות ביצוען. כל משימה בתכנית העבודה תסווג לפי אחת מרמות החשיבות - נמוכה, בינונית וגבוהה:

1) משימה ברמת חשיבות נמוכה
משימה שעל קבוצת העבודה לבצעה, אולם אי-ביצועה לא יפגע באופן מהותי בהשגת מטרות קבוצת העבודה.

2) משימה ברמת חשיבות בינונית
משימה שהנה בעלת משמעות לקידום מטרות קבוצת העבודה אולם אינה עומדת בראש סדר העדיפויות של קבוצת העבודה.

3) משימה ברמת חשיבות גבוהה
משימה שהנה משמעותית ביותר ומכריעה לקידום מטרות קבוצת העבודה.

ג. בעת סיווג כלל המשימות, תוגדר רמת חשיבות "גבוהה" לעד 50% מהמשימות.

ד. הסיווג לפי רמות חשיבות ישמש מרכיב ויקבע את משקל המשימה בתהליך חישוב שיעור הביצוע של כלל המשימות בתכנית העבודה של קבוצת העבודה (ראה סעיף ‎9.2 להלן).

4.3.4 שותפים מרכזיים

"שותפים מרכזיים"
גורמים פנימיים וחיצוניים השותפים לקבוצת העבודה בביצוע משימה הנכללת בתכנית העבודה של הקבוצה.

א. כאשר שותפים מרכזיים לוקחים חלק בביצוע המשימה, יצויינו גורמים אלה בתכנית העבודה.

ב. יש לבצע תיאום מוקדם מול השותפים המרכזיים, לשם קביעת המשימות המשותפות.

ג. תכנית העבודה של יחידות המערך התומך תכלול בתוכה בעיקר משימות המשותפות עם קבוצות העבודה השונות במשרד.
על קבוצות העבודה להגדיר את יחידות המערך התומך כגורמים שותפים בתכניות העבודה שלהן.

ד. פתיחת משימה לה שותפים גורמים נוספים:

1) המשימה תיפתח על-ידי היחידה היוזמת את הפעילות במשימה (ובתוך כך תיווצר משימה מקבילה בתכנית העבודה של השותפים המרכזיים).

2) המערך התומך יפתח משימות משותפות עם קבוצות העבודה אם לא נפתחו על-ידי קבוצות העבודה.

ה. מנהל היחידה השותפה (גורם פנימי) יאשר או ידחה את הזמנת היחידה ליטול חלק במשימה.

4.3.5 תקציב נדרש לביצוע המשימה

א. עבור משימות הכרוכות בעלות כספית או בניצול תקציב, יש לציין את הסכום התקציבי (מתוך הסעיפים התקציביים של היחידה), הנדרש לביצוע משימה הנכללת בתכנית העבודה, הן במשימות מיוחדות והן במשימות שוטפות.

ב. במקרים בהם לקבוצת העבודה שותפים מרכזיים מהמערך התומך, מהם היא אמורה לקבל שירות הכרוך בעלות כספית שהיא אמורה לממן, תישא קבוצת העבודה בעלות זו ותציין זאת בתכנית העבודה (יצויין בתכנית העבודה הסכום והסעיף התקציבי לחיוב).

4.3.6 מועד לביצוע המשימה

א. תקופת ביצוע - התקופה במהלכה מתבצעת המשימה.

1) מועד התחלה (חודש ושנה) יגדירו את תחילת ביצוע המשימה.

2) מועד סיום (חודש ושנה) יצביעו על מועד סיום צפוי הנתון לבקרת ביצוע.

ב. הגדרה מפורטת זו תביא לתכנון מדוייק ולביצוע מתוזמן היטב, ותאפשר למערכת לשמש הן ככלי עבודה והן ככלי בקרה.

ג. בקרת הביצוע תיערך בתום כל רבעון, בהתייחס למשימות ואבני דרך שאמורות היו להתבצע בחודשי הרבעון.

4.3.7 קביעת מדדי הצלחה לביצוע המשימה

א. מדדי ההצלחה למשימות השונות שיוגדרו על ידי קבוצת העבודה, יאפשרו בקרה אחר ביצוע המשימות.

ב. עבור כל משימה יוזן הערך הנוכחי של מדד ההצלחה (אם קיים), וכן ייקבע ערך צפוי המיועד להשגה, על מנת לספק הן לקבוצת העבודה והן להנהלת המשרד אפשרות לעקוב אחר עמידה או אי-עמידה במשימות תכנית העבודה, כמפורט להלן:

1) במשימות שנקבע להן מדד כמותי, יצויין במשימה, תחת "ערך צפוי", הערך הכמותי הכולל הנדרש לביצוע ברמה שנתית. כמו כן, תוגדרנה אבני דרך על בסיס רבעוני, שתאפשרנה לבחון את שיעור הביצוע היחסי לאור היעד הכמותי השנתי שנקבע.

2) במשימות שנקבע להן מדד הצלחה מוחלט (דהיינו: "בינארי", בוצע / לא בוצע), יוצג במשימה, תחת "ערך צפוי", הערך "1" כמבטא את הדרישה להשלמת הביצוע של משימה זו.
כמו כן ייקבעו במשימות מסוג זה אבני דרך מוחלטות לכל סוף רבעון, אשר יאפשרו לזהות את מידת ההתקדמות בביצוע המשימה לאורך שנת העבודה. במקרים בהם הדבר אינו ישים, ניתן להסתפק באבני דרך רק בחלק מהרבעונים.

3) במשימות שנקבע להן מדד איכותי (שהנו מדד המציג שיעורי הצלחה, תמורה ביעדי שירות או שיפור באחוזים), יוגדר האחוז הרצוי לשיפור תחת "ערך צפוי" ברמת המשימה, ואילו יעדי ביניים ניתנים להגדרה באבני הדרך.

4.3.8 אבני דרך לביצוע המשימה

א. קביעת שלבי הביצוע השונים של המשימה עד להשלמתה, ברמה חודשית ורבעונית. קביעה זו מאפשרת זיהוי ומעקב אחר מידת ההתקדמות בביצוע המשימה, כשלים וצווארי בקבוק במהלך השנה השוטפת.

ב. אבן דרך תוגדר באחד משני הסוגים הבאים:

1) אבן דרך מסוג "תפוקה" – מגדירה את החלקיות הכמותית הרבעונית מתוך ההישג התפוקתי השנתי הנדרש ע"י קבוצת העבודה, בהפקת תוצרי ביניים המתקבלים כתוצאה מפעילותה.
(לדוגמא: חלוקת 800 ביקורות שנתיות ל- 4 אבני דרך רבעוניות של 200 ביקורות כל אחת).
כמו כן, תשמש אבן דרך מסוג זה במקום בו מוגדרים יעדי ביניים במשימה איכותית. – יכולה להיות גם למשימה מוחלטת

2) אבן דרך מסוג "התארגנות" – מגדירה שלב ביניים חודשי/רבעוני בינארי (מוחלט) בתהליך ביצוע המשימה. כביטוי ליעד באבן הדרך, יש לציין הערך המוחלט "1".
(לדוגמא: העברה ללשכה המשפטית, אישור בקריאה ראשונה בכנסת).

ג. תקופת ביצוע – התקופה במהלכה מתבצעת אבן הדרך.

1) מועד התחלה (חודש ושנה) יגדירו את תחילת ביצוע אבן הדרך.

2) מועד סיום (חודש ושנה) יצביעו על מועד סיום צפוי הנתון לבקרת ביצוע.

5. בניית תכנית עבודה של המחוזות כזרוע ביצוע של מדיניות המטה

5.1 המחוז הינו הזרוע הביצועית לקיום מדיניות המטה. במחוז קיימות יחידות משנה אשר מדיניותן נקבעת על-ידי המטה ומתוקצבת על-ידו.

5.2 הכנת תכנית עבודה מתואמת מטה-מחוז תתבצע בהתאם לאמור בסעיף 4 לעיל, תוך שימת דגש בנושאים הבאים:

5.2.1 תהליך גיבוש תכנית עבודה של יחידות המטה ייעשה בשיתוף מנהלי המחוזות והממונה האזורי של היחידה במחוז בכדי להעלות צרכים מחוזיים אשר ינתן להם מענה בתכנית העבודה. כמו-כן, ידונו בתכנון מול ביצוע, בפתרון בעיות אזוריות ובתיאום יוזמות עם הגורמים המקצועיים במטה.

5.2.2 תכנית העבודה המתואמת של היחידות במטה תכיל התייחסות הן לפעילות המטה עצמו והן לפעילות המטה מול המחוזות, דהיינו הגדרת משימות למחוזות. המשימות תחולקנה על פי מחוזות ועל פי תקציב לכל מחוז במשימה מסויימת (קביעת ערך צפוי לכל מחוז) כך שסה"כ הערך הצפוי של כל המחוזות יסכום את הערך הצפוי של המשימה במטה. אבני הדרך יגובשו על-ידי המחוז.

5.2.3 תכניות העבודה המחוזיות, יכילו משימות שתואמו מול המטה, ובנוסף, יחליט המחוז על משימות נוספות בהתאם לשיקול דעתו ולהיקפי כוח האדם העומדים לרשותו, וישבצם בתכנית העבודה כאמור בסעיף 4 לעיל.

5.3 תכניות העבודה המחוזיות תיערכנה, בהתאם לאמור לעיל, בהתייחס לפעילות כל אחת מתתי היחידות במחוז.

6. הגשת תכנית עבודה ואישורה

6.1 קבוצות העבודה נדרשות להגיש את תכנית העבודה לשנת העבודה הקרובה, לא יאוחר מסוף חודש אוקטובר של השנה החולפת.

6.2 לשם כך, מבוצעת עבודת הכנה ע"י מרכז תכניות העבודה בכל אחת מקבוצות העבודה השונות, מול מנהלים ועובדים בקבוצה ובהנחיית מנהל קבוצת העבודה.

6.3 טיוטת תכנית העבודה תאושר ע"י מנהל קבוצת העבודה, ותוגש לוועדת ההיגוי, במטרה לקבל את אישורה לתכנית העבודה שגובשה לשנת העבודה הקרובה.

6.4 למרות האמור לעיל, תכניות העבודה של היחידות בעלות סמכות אכיפה מכוח החוק, תאושרנה על-ידי המנכ"ל, מכיוון שהן יחידות שהוראות החוק מטילות עליהן אחריות ישירה לביצועים, בכפוף למדיניות שר.

6.5 ועדת ההיגוי תתכנס במהלך החודשים אוקטובר ונובמבר, על מנת לבחון ולאשר את תכניות העבודה לשנה הבאה, המוגשות על-ידי קבוצות העבודה. הדיונים השנתיים יתקיימו בנוכחות מנהלי קבוצות העבודה ובצירוף גורמים משרדיים המהווים מערך תומך לביצוע התכנית, לפי העניין.

6.5.1 מנהלי קבוצות העבודה יידרשו להציג את תכניות העבודה בפני ועדת ההיגוי. ההצגה מיועדת לאפשר בקרה של הנהלת המשרד על התהליך, וכן הטמעה של דגשי ההנהלה לעניין מטרות קבוצות העבודה וסדר העדיפויות לביצוע המשימות השונות, במסגרת תכנית העבודה הקבוצתיות.

6.5.2 במעמד ההצגה יידרש מנהל קבוצת העבודה להתייחס ליעדים ולמשימות הנכללים בתכנית המוצעת, סיווג החשיבות שנקבע לביצוען, וההישגים הנדרשים מצד קבוצת העבודה לשנת העבודה הבאה.

6.5.3 במעמד ההצגה, ועל מנת לאפשר בחינת תכנית העבודה העתידית על רקע רמת הביצוע של קבוצת העבודה בשנה החולפת, יתן מנהל קבוצת העבודה סקירה כללית בדבר ביצוע עיקר המשימות וביצוע תקציבי עד וכולל חודש נובמבר של השנה החולפת. סקירת הביצוע תהווה אחד מהמשתנים שיישקלו על ידי ועדת ההיגוי לצורך אישור תכנית העבודה.

6.5.4 התכניות שתאושרנה על-ידי ועדת ההיגוי תכלולנה משימות ברמות חשיבות שונות. כמו-כן, תוודא ועדת ההיגוי קיומן של אבני דרך רבעוניות ותשים דגש על קיום תוצאה הניתנת למדידה ולבקרה.

6.6 היה ולא אושרה תכנית העבודה או חלק מהמשימות אשר הוצגו, תוחזר התכנית למרכז/למנהל קבוצת העבודה לביצוע השינוים או ההשלמות הנדרשות.

6.7 ועדת ההיגוי תתכנס מדי רבעון או על-פי הצורך, על-מנת לבחון שינויים או בקשות לשינויים בתכניות העבודה, לאשר נושאים שאינם בסמכות מנהלי קבוצות עבודה וכן לסייע לקבוצות העבודה בהסרת חסמים לביצוע תכנית העבודה (ראה סעיף ‎7 להלן).

6.8 מדי שנה יקיים המשרד "כנס תכניות עבודה" שיתבצע במהלך יומיים מרוכזים, לשם דיון בתכניות העבודה לשנת העבודה הבאה. הכנס יתקיים לפני תום השנה החולפת.
במהלך הכנס יציגו חלק מקבוצות העבודה שייבחרו ע"י המנכ"ל את תכניות העבודה שגיבשו בפני יתר מנהלי קבוצות העבודה במשרד, זאת על מנת לחזק ממשקים בין היחידות, לאפשר דיון פומבי בתכנית העבודה שגובשה ולהציג כיצד ניתן ביטוי לדגשי הנהלה במשימות המתוכננות.

6.9 המשרד יגיש למשרד ראש הממשלה (באמצעות האגף לתכנון מדינוית במשרד רוה"מ) את תכנית העבודה המשרדית, אשר תיגזר ממטרות ויעדי המשרד ותיבנה מתוך אוסף תכניות העבודה הקבוצתיות אשר אושרו ע"י ועדת ההיגוי. התכנית תצביע על משימות ויעדים נבחרים מסך התכניות הקבוצתיות.

7. שינויים בתכנית העבודה של קבוצת העבודה

7.1 לאחר אישור תכנית העבודה השנתית ובמהלך שנת העבודה, יוכלו מנהלי קבוצות העבודה להוסיף משימות לתכנית העבודה או להסירן ממנה במהלך שנת העבודה, בכפוף למגבלות (להלן "חסמים") שנקבעו להלן, ובלבד שקיימת הצדקה מנומקת לכך.

7.2 עריכת משימות ואבני דרך

עריכת שינויים במשימות מאושרות תבוצע ע"פ הסמכויות המפורטות להלן:

7.2.1 שינוי מועד ביצוע משימה

בסמכות מנהל קבוצת העבודה, לשנות מועד ביצוען של עד 50% (להלן "חסם") מהמשימות או אבני הדרך ברמת חשיבות "נמוכה" ו"בינונית", עד לשני רבעונים, אך לא לשנה הבאה ובלבד שהשינוי לא נעשה בדיעבד (רטרואקטיבי).
מנהל קבוצת העבודה יגיש בקשה לוועדת ההיגוי, על מנת לשנות מועד ביצוען של משימות ברמת חשיבות "גבוהה", וכן לדחות מועד ביצוען של מעל ל- 50% מהמשימות ברמת חשיבות "נמוכה" ו"בינונית" מעבר לשני רבעונים ובלבד שהשינוי לא נעשה בדיעבד (רטרואקטיבי).

7.2.2 ביטול משימה ואבן דרך

מנהל קבוצת העבודה יגיש בקשה לוועדת ההיגוי, בכל מקרה בו הוא מעוניין לבטל משימה או אבן דרך.
בסמכות ועדת ההיגוי, לפטור קבוצת עבודה מביצוע משימה במקרים של כוח עליון או במצבים בהם ביצוע המשימה אינו מתאפשר עקב תלות בגורמים חיצוניים המשפיעים על אי-יכולת קבוצת העבודה לבצע את המשימה.

7.2.3 משימה מותנית

בעת בניית תכנית העבודה יגדיר מנהל קבוצת עבודה כ"מותנית", משימה אשר תחילת ביצועה מותנה ותלוי בקיומו של תנאי חיצוני. זאת עד לביטול ההתנייה.
כאשר מתקיים התנאי (מוסרת המגבלה) וניתן להתחיל בביצועה של המשימה, בסמכות מנהל קבוצת העבודה לבטל את ההתנייה (ביטול "הקפאה") ולפעול לביצוע המשימה.

7.2.4 הוספת משימה

בסמכות מנהל קבוצת העבודה להוסיף משימות ברמת חשיבות "נמוכה" ו"בינונית", בשיעור שלא יעלה על 25% מסך המשימות בתכנית העבודה. מנהל קבוצת העבודה יגיש בקשה לוועדת ההיגוי להוסיף משימות מעבר לחסם, וכן כאשר ברצונו להוסיף משימות ברמת חשיבות "גבוהה".

7.2.5 השהיית ביצוע משימה

מנהל קבוצת העבודה יגיש בקשה לוועדת ההיגוי, על מנת להשהות משימה או אבן דרך, קרי – "הקפאה" שלה, לאור העובדה שמועד ביצועה הפך ללא ידוע.
בסמכות ועדת ההיגוי, להשהות ביצוע משימה במקרים של כוח עליון או במצבים בהם ביצוע המשימה אינו מתאפשר עקב תלות בגורמים חיצוניים המשפיעים על אי-יכולת קבוצת העבודה לבצע את המשימה.

8. ועדת היגוי

8.1 ועדת היגוי תכניות עבודה שמונתה על-ידי המנכ"ל, וחבריה הם:

ראש החטיבה הבין-לאומית – יו"ר
מבקר המשרד
הממונה על התקציבים
היועץ המשפטי
מנהלת תחום ארגון ושיטות
מנהלת תחום תקציבים
יועץ למנכ"ל

8.2 תפקידי ועדת ההיגוי:

8.2.1 בחינה ואישור תכניות עבודה:

א. בחינת תכניות העבודה השנתיות המוגשות על-ידי קבוצות העבודה ובדיקת עמידתן באמות המידה שנקבעו בנוהל.

ב. בחינת היעדים השנתיים שהוצבו בתכניות העבודה של קבוצת העבודה ואישורם.

ג. אישור תכניות העבודה השנתיות ואישור המשימות לביצוע בתכניות העבודה.

ד. בחינת הבקשות לשינויים בתכניות המאושרות ואישור לביצוע שינויים, כמפורט בסעיף ‎5 ובסעיף ‎7 לעיל.

8.2.2 בקרה ומעקב אחר ביצוע תכניות העבודה:

א. בחינת דיווח הביצוע הרבעוני, על מנת לוודא שקבוצת העבודה עמדה ביעדים שהציבה לעצמה ברבעון.

ב. בחינת דיווח הביצוע השנתי, על מנת לוודא שקבוצת העבודה עמדה ביעדים השנתיים שהציבה.

ג. דירוג קבוצות העבודה בהתאם לאחוזי ביצוע והישגיהן במהלך הרבעון או השנה.

8.3 ועדת ההיגוי תסמיך מתוך חבריה נציג/נציגים לפעול בשמה מול קבוצות העבודה, לרכז שינויים מבוקשים בתכניות העבודה לשם הגשתם לועדה.

9. דיווח ביצוע תכניות עבודה

9.1 דיווח ביצוע רבעוני

9.1.1 בסיום כל רבעון נדרשים מנהלי קבוצות העבודה לקיים דיון פנימי עם עובדיהם באשר למידת ההתקדמות בכל משימה בתכנית העבודה, ולדווח את נתוני הביצוע של אבני הדרך והמשימות שמועד ביצוען חל ברבעון שהסתיים.
הדיווחים הנ"ל ייבחנו ויבוקרו על-ידי ועדת ההיגוי והיחידה לתכניות עבודה.

9.1.2 הדיווח יתבסס על נתונים מדידים וענייניים (אובייקטיביים) ויספק את הנתון אודות מידת הביצוע של המשימות ואבני הדרך, באופן שיאפשר לחשב את שיעור הביצוע של המשימה או של אבן הדרך הרבעונית שנקבעה. הדיווח יבטא את רמת העמידה ביעד אשר הוצב לכל מדד הצלחה.

9.1.3 דיווחי הביצוע הרבעוניים של קבוצות העבודה יוזנו עם תום כל רבעון, עד ל- 15 לחודש העוקב (דהיינו: 15.4, 15.7, 15.10).

9.1.4 מדי רבעון ייבחרו מספר קבוצות עבודה, אשר יידרשו להציג בפני המנכ"ל או בפני ועדת ההיגוי את דיווחי הביצוע.

9.1.5 הדיווחים הרבעוניים של קבוצות העבודה, ישמשו בין היתר, גם כחלק מקביעת מידת הזכאות לקבלת שכר עידוד, והכל בהתאם לסיכום מפורט שייערך מול כל קבוצת עבודה בנושא.

9.2 חישוב שיעור ביצוע

9.2.1 חישוב שיעור הביצוע יבוצע מידי רבעון לכלל המשימות ואבני הדרך אשר מועד ביצוען אמור היה להסתיים.

9.2.2 לכל המשימות ואבני הדרך שזוהו יחושב אחוז הביצוע בהתאם ליעד שנקבע להן ולסיווג החשיבות של המשימה אליה הן שייכות.

9.2.3 שיעור הביצוע של סך המשימות ואבני הדרך בתכנית העבודה יחושב באופן הבא:

א. לכל אבן דרך ולכל משימה המסתיימים ברבעון מסויים, יחושב אחוז הביצוע ע"י חלוקת הכמות המבוצעת ביעד הכמותי הצפוי אשר הוגדר.
כאשר נקבע מדד הצלחה מוחלט (בוצע/ לא בוצע), ייחשב דיווח "1" כביצוע 100%, ו "0" כאי ביצוע, ללא אפשרות להגדרת ביצוע חלקי.

ב. עבור כל אחת מקבוצות סיווג חשיבות המשימה ("גבוהה", "בינונית", "נמוכה"), יבוצע חישוב של ממוצע אחוזי הביצוע של סך כל המשימות ואבני הדרך הנכללות בסיווג חשיבות זה.

ג. בתכנית העבודה קיימות שתי דרכי מדידה:

1) אחוז ביצוע "בסיסי"
מדידת אחוז הביצוע ברמתו הבסיסית: ביצוע חלקי תכנון. התוצאה תהווה את אחוז הביצוע של המשימה או של אבן הדרך. חישוב ממוצעי כלל המשימות כממוצע פשוט ("מונה/מכנה") יהווה את מדידת הביצוע הרבעונית של תכנית העבודה.

2) אחוז ביצוע "משוקלל"
אחוז ביצוע משוקלל יחושב על סמך רמת החשיבות של המשימות בתכנית העבודה, באופן שלכל סיווג חשיבות יינתן משקל שונה אשר יהווה מכפלה בחישוב הממוצע. מדידת הביצוע המשוקלל תתבצע ע"י הכפלת ממוצעי המשימות ואבני הדרך במקדם רמת החשיבות (חשיבות גבוהה - 1.75, חשיבות בינונית – 1.25 וחשיבות נמוכה – 1).

ד. ברבעון בו מסתיימות גם המשימה וגם אבן דרך של משימה זו, חלוקת המשקל בקביעת אחוז הביצוע הסופי של המשימה היא: 50% עבור אחוז הביצוע של המשימה ו- 50% עבור אחוז הביצוע של אבן הדרך.
הנהלת המשרד עשוייה לשנות את חלוקת המשקל מעת לעת.

ה. אחוז הביצוע יהווה בסיס לקביעת תגמול ברכיב "ביצוע תכניות עבודה" בשיטות שכר העידוד של קבוצות העבודה, כאמור בסעיף 10.5 להלן.

9.3 הערכת ביצועים בתכניות העבודה

9.3.1 בסוף כל רבעון תזמן ועדת ההיגוי את מנהלי קבוצות העבודה על מנת לסקור את הדיווח על הישגיהם, ולהעריך את קצב ההתקדמות בביצוע המשימות.

9.3.2 תכניות העבודה ידורגו על בסיס הישגיהן במהלך הרבעון / השנה ובהתייחס גם לאחוזי הביצוע המחושבים, לפי שלוש מדרגות ביצוע: "טובה מאד", "סבירה" או "חלשה".

9.3.3 ניטרול והשלמה:

א. במקרים של אי ביצוע או ביצוע חלקי של משימה מסיבות אשר הוועדה מצאה אותן מוצדקות, רשאית הוועדה להחליט להתחשב בכך בעת חישוב אחוזי הביצוע של תכנית העבודה.

ב. הוועדה רשאית להחליט על "נטרול" משימה (קרי – "לא לקחתה בחשבון" במדידת הביצוע) או על "השלמה" (קרי – לראות ביצוע חלקי כאילו היה מלא).
במקרה זה תבצע הועדה חישוב "אחוז ביצוע מורחב" (קרי – המתחשב בניטרולים ובהשלמות שאושרו) לגבי שני סוגי חישובי הביצוע אשר הוגדרו בסעיף 9.2.3 לעיל.

ג. במקרים חריגים בלבד, יגיש מנהל קבוצת העבודה בקשה לוועדת ההיגוי "לנטרל" (קרי – "לא לקחת בחשבון") מדידת ביצוע של משימה או אבן דרך כאמור, בעת הזנת דיווחי הביצוע הרבעוניים.

ד. במשימות כמותיות שהטיפול בהן אינו יזום ע"י קבוצת העבודה אלא קבוצת העבודה הינה גורם מגיב הנותן מענה בלבד (לדוגמא – קליטת בקשות, רישום הסכמים קיבוצים, מענה לפניות ציבור), יוכל מנהל קבוצת העבודה לפנות לועדת ההיגוי על מנת לבקש "השלמה" לאחוז הביצוע, במצבים בהם הכמויות בפועל היו נמוכות מהצפוי.

ה. סך המשימות החריגות שאושרו לנטרול/השלמה, לא יעלה על 30% מכלל המשימות הנמדדות (להלן-חסם).
בקשה לניטרול משימות ברמת חשיבות "גבוהה" תוגש לוועדה בצירוף המלצת ראש החטיבה.

10. שילוב ביצוע תכניות עבודה ומרכיבים תוצאתיים במערכות תגמול עובדים

10.1 שכר העידוד הינו כלי ניהולי המאפשר תגמול עובדים ביחידות בהתאם לעמידה ביעדי הנהלה, התייעלות העבודה ושיפור האיכות.

10.2 המשרד פועל בהתאם למודל המשלב עמידה במדדי תוצאה ותכניות עבודה במערכות התגמול ("שכר עידוד") של כלל העובדים בקבוצות העבודה במשרד.
מטרת פיתוח המודל הינה יצירת מנגנוני תגמול מערכתיים לקבוצות העבודה ולעובדים, המעודדים עמידה במשימות וביעדי תכניות העבודה, מחייבים דיווח על ביצוע ויוצרים הלימה בין הצלחה לתגמול בקרב העובדים ("עמידה במבחן התוצאה").

10.3 שני הרכיבים שיהוו מרכיב בלתי נפרד מכל מערכת תגמול (לצד גורמי יעילות הביצוע וגורמי האיכות):

10.3.1 עמידה בתכניות עבודה יחידתיות.

10.3.2 השגת יעדים תוצאתיים.

10.4 משקל שני מרכיבים תוצאתיים אלה במערכת התגמול היחידתית, ייקבע בכל שיטת שכר עידוד, במסגרת תמהיל האלמנטים המרכיבים את שיטות שכר העידוד היחידתיות. המרכיבים התוצאתיים יבואו לידי ביטוי, מדי רבעון, בשקלול נתוני הביצוע של המשימות ואבני הדרך שהסתיימו ברבעון החישוב, ובמידת ההשגה של מדדי התוצאה ששולבו בשיטות שכר העידוד של קבוצות העבודה השונות.

10.5 היעילות הנגזרת, ממנה תחושב הפרמיה לתשלום, תיקבע כדלקמן:

10.5.1 אחוז ביצוע הנמוך מ 50% אינו מזכה בפרמיה (יעילות 100%).

10.5.2 אחוז ביצוע מ 90% ומעלה, מזכה בפרמיה מקסימלית בגורם תכניות העבודה (יעילות 133%).

10.5.3 כל אחוז ביצוע בין 51% ל 90% מזכה בשיעור פרמיה באופן יחסי להגדרות הקצה המפורטות לעיל.

10.6 מטרותיו העיקריות של המודל

10.6.1 לסייע בהכוונת היחידות למימוש יעדיהן.

10.6.2 "לחזק" ולהטמיע בצורה מלאה את שגרת העבודה הרבעונית והשנתית באמצעות תכניות עבודה (בהיבטי התכנון, הביצוע והדיווח).

10.6.3 לאפשר שימוש מיטבי בשכר עידוד ככלי ניהולי המוכוון להשגת מטרות ויעדי היחידות והמשרד.

10.6.4 ליצור קשר כלל מערכתי שיכתיב הלימה בין מידת הצלחה לרמת תגמול.

11. ניהול משימות בתכנית עבודה למערך תומך

11.1 כללי

11.1.1 ניהול משימות של קבוצות העבודה למערך התומך, מאפשר בנייה של תכניות העבודה וניהולן, עבור היחידות הנותנות שירותים פנימיים, והגוזרות משימותיהן מתכניות העבודה של היחידות השונות.

11.1.2 ע"פ המודל, מבוצע תיעדוף משימות ה"מתחרות" זו בזו במעין מכרז, ומבוצעים שיקולים מובנים של מדדי עלות-תועלת, ובהתאם לכך נקבע סדר הקדימות לביצוע ונעשית העדפה בהקצאת תקציב.

11.1.3 המודל משקלל בצורה גמישה (פרמטריאלית) את המידה בה המשימה היחידתית עונה על מכלול קריטריונים שהוגדרו ע"י הנהלת המשרד, תוך הלימה למטרותיו (לדוגמא: שיפור השירות לאזרח, ייעול ושיפור תהליכים בתוך המשרד, וכן חסכון במשאבים ובעלויות הנובע משני אלה).

11.1.4 המודל תומך במעקב אחר ביצוע המשימות בהתייחס למשאבים הכספיים הנדרשים לביצוען, כגון: משימות אגף מערכות מידע הדורשות משאבים כספיים ומשאבי כוח אדם זמינים (חודשי עבודה) תוך התאמה למחזור החיים של פיתוח מערכות המידע.

11.1.5 יישום המודל יבוצע בכל הנוגע למשימות מחשוב (כמפורט בסעיף 11.2 לעיל), ויופעל על-פי החלטת הנהלת המשרד, גם למערכים תומכים נוספים.

11.2 ניהול משימות מחשוביות בתכנית העבודה

11.2.1 תכנית עבודה מחשובית משרדית
כלל הפעולות בתחומי מחשוב ומערכות מידע שמתכנן המשרד לבצע בתקופה נתונה. התכנית מבוססת על אוסף המשימות בנושא מחשוב של קבוצות העבודה במשרד, ומגובשת תוך הפעלת מנגנון בחירה ותעדוף ולשם מילוי המטרה המשרדית בתחום מערכות מידע.

11.2.2 שילוב משימות בנושא מחשוב בתכנית העבודה הקבוצתית

א. קבוצת העבודה תתייחס בתכנית העבודה הקבוצתית למשימות אותן היא מבקשת להוציא אל הפועל בשנה הקרובה בנושאי מערכות מידע ובתחומי תשתית (כגון: תקשורת וחומרה), פיתוח (כולל איפיון וניתוח תהליכי עבודה) ותחזוקה.

ב. קבוצת העבודה תגדיר, בסיוע איש קשר מהאגף למערכות מידע, את המשימות המבוקשות לביצוע בהתייחס למרכיבים הבאים:

1) מידת עמידת המשימה באמות המידה למחשוב (ראה סעיף ‎11.2.3 להלן).

2) העלות הכספית הצפויה של ביצוע המשימה (חישוב כספי בהתאם להערכת שעות ניתוח, פיתוח, הטמעה וכדומה).

3) מיקום המשימה בסדר העדיפויות של מנהל קבוצת העבודה - מנהל קבוצת העבודה ידרג כל משימה בציון על פי סולם שבין 1 (מיקום נמוך) ל-5 (מיקום גבוה), לפי דרגת חשיבות המשימה ובהתאם למיקומה במכלול משימות המחשוב של קבוצת העבודה.
מטרת הדירוג – לאפשר למנהל קבוצת העבודה לבטא את חשיבות המשימה בעיניו, תוך ראיית מכלול המשימות הקבוצתיות לנגד עיניו ברמה הניהולית.

4) אילוץ – אם קיים במשימה מחשובית אילוץ רגולטורי (הנובע בעקבות חקיקה המחייבת שינויים במערכת הממוחשבת של קבוצת העבודה) או אילוץ מחשובי (בעקבות תהליכים אשר משליכים על המערכת הממוחשבת הקיימת או הקמתה), יציין זאת מנהל קבוצת העבודה במשימה הנדונה.
מטרות הציון – לאפשר זיהוי המשימות המחייבות את אגף מערכות מידע לפעול לביצוען מיידית.

5) מידת קידום היעד המשרדי למחשוב- מנהל קבוצת העבודה ידרג כל משימה בציון על פי סולם שבין 1 (מידה נמוכה של קידום) ל- 5 (מידה גבוהה), בהתאם למידה בה קיימת הלימה בין המשימה לבין היעד המשרדי בתחומי מערכות מידע ("הגברת הנגישות לאזרח ומחשוב תהליכי עבודה").
מטרת הדירוג – לאפשר זיהוי המשימות התורמות יותר מאחרות להשגת היעד.

11.2.3 אמות מידה למחשוב

א. כל משימה מחשובית תוגדר ע"י מנהל קבוצת העבודה ותיבחן ע"י אגף מערכות מידע, בהתאם למידת העמידה באמות המידה שיוגדרו להלן.

ב. הסיווג יבוצע בהתאם לעמידה בשש אמות מידה. לכל אמת מידה יינתן משקל, כדלקמן:

1) שירות לאזרח – 25%

2) חיסכון במשאבים – 15%

3) שיפור וייעול תהליכים (עם ציון נוסף ליצירת ושיפור תהליכי עבודה) - 15%

4) הקניית יכולות ניהול – שליטה ובקרה – 25%

5) יצירת ושיפור תשתיות עם תרומה למכלול – 10%

6) עמידה ביעדי המשרד -10%

שקלול אמות המידה 1-6 לעיל, יציין את הערך המספרי לבחינה משימה בעמידתה באמות המידה.

ג. מנהל קבוצת העבודה יזין, לגבי כל משימה מחשובית, ערך לכל אחת מאמות המידה שפורטו לעיל, על גבי סולם בין 1 ל- 5 (כאשר משמעות הערך 1 - מידה נמוכה של עמידה באמת המידה, ואילו הערך 5 - מידה גבוהה מאד של עמידה באמת המידה).

ד. ציון המשימה יחושב באמצעות מכפלת המשקל שהוגדר עבור כל אמת המידה בניקוד שניתן ע"י המנהל לאותה אמת מידה.

11.2.4 חוות דעת מנהל מערכות מידע ראשי (מנמ"ר)
המנמ"ר, או מי מטעמו, יבצע בחינה מקצועית של המשימה המבוקשת, וידרגה בהתאם לשלוש אמות מידה מקצועיות נוספות:

א. שדרוג טכנולוגי

ב. תשתית רוחבית

ג. העשרת עולם התוכן

11.2.5 הערכת עלות המשימות המחשוביות

המנמ"ר או מי מטעמו, יבחן את עלויות המשימה המבוקשת (בהתאם לכח האדם הדרוש לצורך ביצועה), ויחליט האם לבצע את המשימה או לדחותה.

11.2.6 ציון סופי למשימות מחשוביות

בסיום כל שלב המתואר בסעיפים 11.2.3 עד 11.2.5 מתקבל ציון. כלל הציונים ומשקלם מרכיבים את הציון הסופי של משימת המחשוב.

11.2.7 תיעדוף משימות המחשוב

לאחר קבלת הציונים הסופיים של כלל משימות המחשוב, תבצע המערכת תעדוף על-פי המפתח הבא:

א. משימות אשר יש בהן אילוץ – כמפורט בסעיף 11.2.2.

ב. דירוג המנכ"ל על פי חשיבות קבוצות העבודה ומשקל משימותיהן בעיניו.

ג. הציון הסופי שהתקבל כאמור בסעיף 11.2.6.

12. נספחים

נספח א' – מטרות המשרד ויעדיו לשנת 2011

נספח ב' - תרשים תהליך הכנת תכניות עבודה ודיווח ביצוע

נספח ג' - תרשים המחשת תהליך קביעת אמות מידה למשימות מחשוב

שרון קדמי

המנהל הכללי

ירושלים, ‏ד' בתשרי תשע"א
‏12 ספטמבר 2010